En esta opción se cargan, editan o se dan de baja las cuentas contables analíticas y las sintéticas (que no reciben movimientos) y los rubros.
Al ingresar se listan las Cuentas Contables existentes en el sistema, detallándose: Código de la cuenta y Cuenta Contable. Cada cuenta tiene las opciones Editar y Eliminar, estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario. No se podrá eliminar una cuenta que este siendo utilizada o ingresar una cuenta o rubro con un código ya existente, si es factible la modificación del código, descripción o categoría de cada cuenta o rubro.
Las opciones principales del menú son:
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Nuevo (F7): mediante esta opción se da de alta una cuenta contable.
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Actualizar: refresca la pantalla.
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Exportar (F8): mediante esta opción se puede imprimir el listado de cuentas contables existentes. Se despliega una ventana con las opciones: Excel, PDF, Word, CSV, HTML, se selecciona PDF, generándose un archivo PDF para poder imprimir el listado.
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Cerrar (F12): cierra la pantalla actual.
* Buscar: mediante esta opción se puede reducir la búsqueda de una cuenta particular. En el campo buscar, se debe colocar una cadena de caracteres (mínimo 3) y luego oprimir enter, pudiendo realizarse la búsqueda por: Código de la cuenta y Cuenta Contable
Cargar una cuenta contable: hacer click en Nuevo (F7) se despliega una ventana donde se deben completar los siguientes atributos:
* Código de la Cuenta: debe respetarse el formato de código de cuentas asignado en el plan de cuentas.
* Cuenta Contable: nombre de la cuenta contable a dar de alta.
* Sumariza Cuenta Contable IVA; al cliquear sobre el campo se despliega el listado de cuentas sintéticas, procediéndose a su selección. Se debe ingresar el código de la cuenta donde la cuenta nueva ha de sumarizar o totalizar, es decir donde se agrupará (su nivel jerárquico superior).
* Recibe movimientos y Centro de Costo: se tildarán según la cuenta a dar de alta reciba movimientos y centro de costo. (Solo recibirán centro de costo las cuentas contables de Resultados).
* Desactivada: se tildará si se desea dejar desactivada la cuenta contable.
* Columna de impresión: se selecciona el tipo de cuenta analítica, sintética y/o rubro que representa la cuenta generada las opciones van del 1 al 6 lo cual indica:
– 1 Agrupamiento.
– 2 SubAgrupamiento.
– 3 Rubro
– 4 SubRubro
– 5 Cuenta
– 6 SubCuenta.
Este detalle se verá en la opción Balance Preliminar.
Ejemplos: 1: Activo
2 Activo Corriente
3 Disponibilidades
4 Caja
5 Fondos A Rendir
6 Fondos a Rendir Administración.
* Tipo de Cuenta: mediante el botón se selecciona el tipo de cuenta contable: Patrimonial de Activo (PA), Patrimonial del Pasivo (PP), Patrimonio Neto (PN), Resultado Positivo (R+), Resultado Negativo (R-).
Completados los atributos oprimir Guardar, concluyendo la carga de la cuenta contable.
El sistema chequea la existencia del código ingresado como código de una nueva cuenta. Si dicho código ya existiera, se producirá un mensaje de error, informando tal circunstancia al usuario, para que éste reingrese el nuevo dato en forma correcta.
En la barra superior de Cuenta Contable se encuentran las siguientes opciones:
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Nuevo (F7): mediante esta opción se da de alta otra cuenta contable.
*Actualizar: refresca la pantalla.
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Imprimir, mediante esta opción se puede imprimir los datos de la cuenta contable dada de alta.
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Cerrar (F12): cierra la ventana actual.
A modo de ejemplo, los pasos a seguir para confeccionar un plan de cuentas:
El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis:
- Activo
- Pasivo
- Patrimonio Neto
- Ingresos
- Egresos
El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas
- Activo
1.1 Activo Corriente
1.2 Activo No corriente
- Pasivo
2.1. Pasivo Corriente
2.2. Pasivo No corriente
- Ingresos
4.1 Ingresos Operativos
4.2 Ingresos No operativos
- Egresos
5.1 Costos de Obra
5.2 Gastos de Administración
5.3 Gastos de Financiación
5.4 Egresos Impositivos
El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas ó sintéticas, que son aquellas representativas de los rubros:
- Activo
1.1. Activo Corriente
1.1.1. Disponibilidades (Caja y Banco)
1.1.2. Inversiones
1.1.3. Cuentas por Cobrar
- Egresos
5.1 Costos de Obra
5.1.1 Costo de obras y servicios
5.1.2 Costo de fabricación y mantenimiento
El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples ó analíticas de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de cada ente en particular:
- Activo
1.1. Activo Corriente
1.1.1. Disponibilidad
1.1.1.1. Caja
1.1.1.2. Banco
Los pasos siguientes determinarán el quinto o más grado o nivel de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples ó analíticas de segundo o más grado de análisis:
1.Activo
1.1. Activo Corriente
1.1.1. Disponibilidad
1.1.1.1. Caja
1.1.1.1.01. Caja en moneda nacional
1.1.1.1.02. Caja en moneda extranjera
1.1.1.2. Banco
1.1.1.2. 01. Banco xxx Cta/Cte.
1.1.1.2.02. Banco xxxx Cta/Cte.
- Egresos
5.1. Costos de obras
5.1.1 Costos de obras y servicios
5.1.1.01. Insumos y materiales para obras
5.1.1.02. Combustibles y lubricantes