Esta pantalla es la ficha de un activo fijo (vehículo, máquina, equipo u otro bien de uso). Desde acá se identifica la unidad, se asigna responsable y centro de costo, se consulta su estado y se accede al resto de la información (costos, contabilidad, usos, mantenimientos y documentación).
Se abre desde el listado de activos (propios o de terceros) con Nuevo o haciendo clic sobre un registro existente.
Barra de acciones
- Nuevo (F7): abre una ficha en blanco para dar de alta otro activo.
- Guardar: graba los datos de la ficha. En alta desde un subcontrato puede aparecer Continuar para completar la fecha de inicio.
- Copiar: genera un activo nuevo a partir del actual. Pide el depósito destino.
- Imprimir etiqueta: emite la etiqueta del activo (código / identificación).
Solapa General
Los dos primeros renglones permanecen visibles al cambiar de solapa, para no perder de vista de qué unidad se trata.
Identificación de la unidad
- Producto: artículo o bien de uso del cual se instancia este activo. Escribir al menos 3 caracteres para buscar. Al elegirlo, el sistema puede completar tipo de activo, vida útil y plantilla de ruta.
- Tipo activo: clasificación (vehículo, generador, etc.). Define controles y plantillas asociadas.
- Código identificación: número de serie, patente u otro código único de la unidad. En activos de cliente, en el alta se puede autonumerar.
- Items asociados: (solo en edición) muestra los comprobantes o ítems vinculados a este activo.
- Identificación: texto descriptivo (patente, n° interno, etc.). Hacer clic abre un recuadro para editar el texto completo. En alta de activos de cliente también se puede autonumerar.
- Datos técnicos: observaciones técnicas (marca, modelo, tipo de plataforma, etc.). Clic para editar en un recuadro amplio.
- Código de activo: código de barras u otro código interno de etiquetado.
- Estado: situación actual (en uso, en reparación, disponible, de baja, etc.). El ícono al lado abre el historial de estados (fecha, usuario y motivo).
Ubicación operativa (activos propios)
- Responsable: empleado referente. Clic en el campo o búsqueda de empleados.
- Centro de costo: obra o centro al que se imputa el activo. Lupa para buscar en el listado.
- Ruta de inspección: plantilla de mantenimiento preventivo / checklist.
- Departamento: área interna a la que pertenece.
- Ubicación: dato libre de ubicación física o informativa.
- Registro de mantenimientos: plantilla de registro de trabajos o reparaciones.
- Depósito: en el alta se elige; una vez grabado queda como dato de consulta (el movimiento de stock lo actualiza).
- Fecha creación: fecha de alta de la ficha. Calendario al lado del campo.
Activos de cliente / tercero (cuando el bien no es de la empresa)
- En lugar de centro de costo, departamento y ubicación aparecen Cliente / Proveedor / Propietario y Sucursal.
- Vida útil (años) se carga en esta solapa.
- En el alta, el depósito puede ser el depósito del propietario.
Cambio de estado y baja
- Al cambiar el estado, el sistema pide fecha de cambio.
- Si el estado es de baja, se abre una ventana para cargar fecha y motivo. El motivo queda registrado en el historial.
- Cancelar el cambio restaura el estado anterior.
Atributos
Debajo de los datos generales aparecen los atributos definidos para el tipo de activo (año, n° de motor, n° de chasis, etc.). Cada valor se edita en el casillero; el botón … abre un texto más largo cuando el dato no es una lista desplegable.
Otras solapas
Están disponibles una vez grabado el activo.
- Costos: valor contable del bien (origen, mejoras capitalizables) y valor de utilización (costo por km/hora para imputar usos). No es el gasto diario de combustible o peajes. Se puede cargar un costo nuevo o asociar una factura de compra. Desde acá se consulta el valor de utilización y las unidades de control (km, horas).
- Datos contables: cuenta de activo, método de amortización (lineal), vida útil y recálculo de la tabla de amortización. La contabilización masiva del ejercicio se hace desde Contabilidad > Generar asientos de amortización.
- Usos del activo: historial de asignación a centros de costo / obras (fechas, turno, unidades usadas). Permite ver quién lo usó y en qué período.
- Mantenimiento, reparaciones y requisitos: altas de servicio preventivo o correctivo, fallas y requisitos (VTV, seguro, habilitación, etc.) con vencimiento. Los vencidos se destacan y se consolidan en el informe de requisitos vencidos.
- Especificación técnica y legajo: archivos y documentación técnica de la unidad (manuales, planos, certificados).
- PostVenta: solo si el activo tiene control de postventa (cantidad realizada y vencimiento).
- Prueba hidráulica u otros controles: aparecen según el tipo de activo.
Validaciones frecuentes
- En el alta son requeridos, según el caso: Producto, Código identificación, Identificación, Fecha de creación y, en activos de cliente, Propietario y Vida útil mayores a cero.
- El producto se busca entre artículos marcados como bien de uso.
- El cambio de propietario en un activo de cliente puede estar restringido si hay movimientos que lo impiden; el sistema avisa el motivo.
Consejos de uso
- Use un código de identificación único (patente o n° de serie) para que coincidan cargas de combustible, partes diarios e importaciones.
- Complete centro de costo y responsable para imputar usos, gastos y mantenimientos.
- Asigne ruta de inspección y requisitos según el tipo, para que el preventivo y los vencimientos se controlen solos.
- Los gastos operativos (combustible, peajes, repuestos) no se cargan como Nuevo costo en esta ficha: van a movimientos de activos, stock o al centro de costo, y se consultan en los reportes de gastos y consumos.