El presupuesto es el documento que realizamos para un cliente (actual o futuro) a través del cual cotizamos unos productos y/o servicios para una posible venta.

Hacemos clic en presupuesto y se nos abrirán los presupuestos ya realizados. Haremos un clic en “Nuevo” y procederemos al armado

presup

Las características de la pantalla son:

Talonario del presupuesto a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Si no existe un talonario, al cliquear en Nuevo (F7) el sistema da el siguiente aviso: No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar el presupuesto. Para la carga del talonario ver la opción Talonario.

Fecha: se refiere a la fecha de confección del presupuesto.

Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la cotización. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes.

Vendedor: es la persona que confecciona el presupuesto, se selecciona entre los usuarios que fueron predefinidos como vendedores mediante la opción Vendedores.

Sector: se refiere al área de la empresa que será la encargada de realizar la tarea. Mediante la opción desplegable se selecciona entre los sectores predefinidos. Si se requiere agregar un nuevo sector, remitirse al menú Configuración >> Configuración Empresa >> Sector.

Condición de Mant. (Mantenimiento de Oferta): en este campo se registra  la vigencia del presupuesto, es definir por cuanto tiempo vamos a mantener estos precios que estamos emitiendo, puede ser política de la empresa o atención a los clientes. Este tiempo puede estar preestablecido o lo agregamos en el momento.

Cliente: a quien se dirige el presupuesto. Si el cliente no se encuentra registrado, se lo puede dar de alta mediante el icono sin necesidad de salir de la pantalla presupuesto.

Contacto: se puede indicar la persona a quien se dirige el presupuesto. Si la persona no se encuentra registrada, se la puede dar de alta mediante el icono

Condición de Pago y Plazo de Pago: el sistema trae automáticamente la condición establecida en el cliente, la que puede ser modificada.  Mediante la opción desplegable se puede seleccionar entre las condiciones de pago predefinidas.

Las condiciones de pago tiene asociados descuentos, al seleccionar la condición el sistema trae el descuento que tenga asociada la misma.

Plazo de Entrega: se indica la cantidad de días en la cual se entregara el producto o realizará el servicio.

Casilla No Incluye IVA: tiene la función de imprimir la cotización incluyendo o no el IVA en la misma. En el caso de no incluirse IVA, se la debe tildar, en este caso en la impresión se indicará Valor más IVA, o los precios no incluyen IVA.

Moneda base del presupuesto: se puede seleccionar la moneda base del comprobante. Mediante la opción desplegable se procede a su selección, apareciendo en pantalla la cotización de la moneda seleccionada, haciendo un clic sobre dicho atributo se tiene  acceso a la pantalla de cotización. El presupuesto puede contener diferentes grupos en diferentes monedas base. El total del presupuesto se calculará en función a la moneda base del sistema realizando las conversiones correspondientes de acuerdo a la cotización actual de la moneda seleccionada.

Descuento: el sistema traerá el descuento que tenga asociado la condición de pago seleccionada, el cual será trasladado a las distintas alternativas del presupuesto, pudiendo ser editable.

 

Tip importante: Al cargar el cliente al que le estamos realizando el presupuesto podemos asociarlo con un descuento ya predeterminado con ese cliente y además nos trae por defecto la condición de pago que tiene asociada ese cliente.

Dentro del presupuesto podemos estipular por cuanto tiempo vamos a mantener estos precios que estamos emitiendo en la opción “Condición de mantenimiento”.

Carga de ítems: Para cargar los ítems que vamos a presupuestar lo hacemos a través del armado de grupos. Estos grupos pueden ser conjuntos de bienes con características similares o puede suceder que presupuestemos diferentes tipos, por ejemplo diferenciar lo que es bienes físicos de lo que son servicios.

Para la carga, haremos clic en “Nuevo Grupo”
.Presupuesto - nuevo grupo

Cada grupo posee los siguientes atributos:

Descripción: mediante la cual se diferencian las distintas alternativas o agrupaciones del presupuesto. Ejemplo: bienes de alta gama, bienes de baja gama.

Descuento: aplicados sobre el monto del grupo. En pantalla aparecen dos campos descuentos: el proveniente de la condición de pago y descuento habitual asignado al cliente (dato extraíble de la ficha del cliente).

Moneda base del grupo o alternativa del presupuesto, es la moneda en la que se expresara el grupo.

Luego se oprime Continuar, se despliegan las opciones para la carga de los ítems del grupo. Procederemos a la carga de ítems, puede ser solo un producto o varios.

Presupuesto - carga items grupo

En descripción escribir las primeras letras del producto y ver si se encuentra registrado o si es nuevo tilda donde dice “Libre” y escribir el nombre del artículo.

En el primer caso una vez seleccionado el artículo/servicio el sistema devuelve el artículo/servicio con su precio, unidad de medida, moneda de cotización, descuento, toma el plazo de entrega del encabezado de la cotización, restando completar la cantidad y el centro de costo de ser necesario. Los ítems se van generando al oprimir el botón Guardar (F2), no los vamos a ver hasta finalizar.
La operación de carga culmina oprimiendo el botón Finalizar Carga  img_54f6036861424y ahí veremos todos los ítems cargados en el grupo dentro del presupuesto.

presupuesto - como queda un grupo

Para guardar todos los ítems del grupo oprimir Guardar, y Cerrar (F12) para volver a la pantalla principal del presupuesto.

Repetiremos los pasos anteriores para la carga de los grupos necesarios.

Entonces los grupos nos quedan como observamos en la imagen siguiente:Presupuesto - como quedan grupos

 

Observamos que debajo de todo el presupueste tiene la opción de poner la probabilidad de concretar la venta. Esto se va a basar en las características del cliente, etc.

Importante: cada Grupo tiene la opción de Editar (lo cual permite modificar poder realizar modificaciones a los ítems del grupo) y Eliminar, esta opción elimina la totalidad del grupo, si se tilda un ítem y se oprime img_54ef68fce0053 se elimina todo el grupo.

Una vez finalizada la carga de grupos, debemos cambiar el estado del presupuesto de Iniciado a Emitido, quedando a la espera de la respuesta del cliente.

Podemos generar un reporte con todos los presupuestos emitidos, puede servir, por ejemplo, para analizar la cantidad de ventas que se perdieron. Para esto dentro de las opciones del módulo existe el “Reporte presupuesto”, ahí seleccionaremos el período que queremos evaluar. Y podemos filtrar por estado del presupuesto, por cliente, etc.

reporte

Cuando el estado esta emitido quiere decir que ya queda en manos del cliente. Este puede aceptar la oferta, aceptar algunos ítems, o rechazar el presupuesto.

Si el cliente vuelve y quiere adquirir alguno o todos los productos presupuestados, procederemos a la venta normal por facturador o facturador mostrador.